Mart 2025 – Kişisel Verileri Koruma Kurumu (“Kurum”) 6 Şubat 2025 tarihinde yaptığı duyuru ile Standart Sözleşme hazırlık ve imza süreçlerine ilişkin uygulamada karşılaşılan hataları gidermek amacıyla bu süreçte dikkat edilmesi gereken hususları paylaştı.
Yapılan duyuru kapsamında Standart Sözleşmelerin aşağıdaki hususlara dikkat edilerek hazırlanması ve imzalandıktan sonra beş iş günü içerisinde Kurum’a sunulması gerektiği belirtilmiştir. Yer verilen hususlara uygun olmayan Standart Sözleşmelerin geçerli kabul edilmeyeceği vurgulanmıştır.
İmza Zorunluluğu: Standart Sözleşme, veri aktarım tarafları veya yetkili temsilcileri tarafından imzalanmalıdır. Eksik imza olması halinde sözleşme geçersiz sayılacaktır.
İmza Şekli: Tarafların imzalarının, Türk Borçlar Kanunu kapsamında yer verilen imza gerekliliklerine uygun olması gerekmektedir. Bu kapsamda imzanın taraflarca el yazısıyla ya da güvenli elektronik imza ile atılması kuraldır.
Dil Gerekliliği: Yabancı dilde hazırlanmış Standart Sözleşme var ise, hem veri aktaranın hem de veri alıcısının Türkçe metni imzalaması şarttır. Çift sütunlu olarak hazırlanan (Türkçe-İngilizce) sözleşme metinleri olması halinde imzanın mutlaka Türkçe metnin olduğu bölümde olması gerekmektedir.
Yetki Belgeleri: Standart Sözleşmeyi imzalayan kişilerin yetkili olduğunu kanıtlayan belgeler Kurum’a sözleşme ile birlikte sunulmalıdır. Belgelerde imzacıların isimleri bulunmazsa Standart Sözleşme geçersiz sayılacaktır.
Taraf Bilgileri: Standart Sözleşme’de yer verilen taraf isimleri eksiksiz ve ek olarak sunulan belgelerdeki isimler ile tutarlı olmalıdır.
Bildirimin Süresi: Standart Sözleşme, imzaların tamamlanmasından en geç beş iş günü içinde Kurum’a fiziken, KEP adresi veya Standart Sözleşme Bildirim Modülü üzerinden iletilmelidir.
İletişim Bilgilerinin Belirtilmesi: Tarafların adres, irtibat noktası ve imzacı isimleri açıkça yazılmalıdır.
Eksiksiz Belge Gönderimi: Kurum’a yapılan bildirimlerde sözleşme metninin eksiksiz eklenmesi gerekmektedir.
Yabancı Resmi Belgeler: Standart Sözleşme yanında sunulacak ek belgelerin (ör. yetki belgesi, imza sirküleri vb.) yabancı olması halinde, apostil şerhi veya ilgili ülke makamlarının tasdik kurallarına uygunluk sağlanmalıdır.
Çeviri Zorunluluğu: Yabancı dilde sunulacak tüm belgelerin noter onaylı Türkçe çeviri ile sunulmak zorunludur.
Yürürlük Tarihi: Standart Sözleşme kapsamında imza tarihinden farklı olarak ayrıca geriye dönük yürürlük tarihine yönelik ifadeler eklenmemelidir.
Değişiklik Yasağı: Standart Sözleşme kapsamında taraflar yalnızca metin içerisinde seçimlik veya alternatif madde olarak sunulan maddeler üzerinde değişiklik yapabilir; bunun haricinde Standart Sözleşme metnine ekleme veya çıkarma yapılması yasaktır.
Bu hususlara uyulmaması halinde standart sözleşmeler geçersiz sayılabilir veya Kurum tarafından reddedilebilir.